La transparence est devenue un sujet de plus en plus évoqué dans le monde de l’entreprise, d’autant plus qu’elle fait partie de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Sur ce sujet, les plus jeunes entreprises sont très certainement une source d’inspiration pour les entreprises plus anciennes. De plus en plus d’entreprises mettent la transparence au coeur de leur organisation dès leur création. Nous sommes ainsi allés à la rencontre de Dashlane.
Cette entreprise, créée en 2009, est gestionnaire d’identité numérique et compte aujourd’hui 160 collaborateurs répartis entre Paris, Lisbonne et New-York. Dès la création de l’entreprise, la transparence s’est imposée comme un des piliers de l’entreprise. éric Devianne, talent acquisition manager, nous explique comment la transparence se vit au jour le jour chez Dashlane.
La transparence est une des 7 valeurs affichées par Dashlane, mais qu’est-ce que cela signifie ?
Chez Dashlane, tous les salariés ont accès à presque toute l’information qui concerne l’entreprise, que ce soit positif ou négatif. Nous considérons qu’être transparent implique de donner du contexte aux gens (contexte d’un projet, raison d’une décision …), de répondre à leurs questions et donc de leur permettre de comprendre leur entreprise, sa stratégie.
Nous voulons que les collaborateurs aient confiance en l’entreprise et nous sommes persuadés que la performance de l’entreprise passe par une circulation de l’information dans toutes les directions (entre salariés, du salarié vers la direction et inversement).
Cela commence donc par une transmission fluide et transparente de l’information de la Direction vers les collaborateurs. La Direction communique ainsi tout type d’informations sur l’entreprise aux collaborateurs : le cash entrant, les montants des investissements, les bugs produits, l’acquisition d’utilisateurs…
Comme nous sommes une entreprise technologique, il est facile pour nous de collecter la donnée, de l’agréger et de l’analyser grâce à nos data analystes.
Pour que cette information soit accessible, nous avons mis en place différents outils :
- Nous avons des écrans un peu partout dans nos locaux où ces chiffres sont affichés en temps réel.
- Nous avons aussi des réunions globales toutes les 2 semaines auxquelles participent les 3 sites et lors desquelles notre CEO annonce et commente les chiffres les plus significatifs de notre activité. Il revient également sur les discussions qui ont eu lieu en board meeting (réunion entre le comité de direction et les actionnaires). Toutes les minutes des board meetings sont mêmes accessibles à tous les salariés.
- Ces réunions globales sont aussi utilisées pour que les équipes puissent présenter leurs réalisations les plus importantes et l’occasion pour les nouveaux collaborateurs de se présenter au reste de l’équipe.
Notre CEO rencontre d’ailleurs chaque salarié à son arrivée. Nous considérons également qu’il y a un vrai enjeu pour les entreprises à savoir bien communiquer autour des départs de collaborateurs.
Chez Dashlane, nous avons pris le parti d’en parler le plus rapidement possible une fois le départ acté et naturellement dans le respect du collaborateur concerné. Vous ne recevez pas de mails de dernière minute d’une personne qui annonce qu'elle quitte l'entreprise très prochainement.
Nous avons aussi des outils collaboratifs numériques qui nous permettent de partager l’information, comme Confluence. Cet outil permet de faire descendre l’information mais il permet surtout d’y trouver l’intégralité de l’information sur tous les projets sur lesquels travaillent les différents collaborateurs. C’est une grosse base de données avec différents espaces par projet et par service et il est 100 % ouvert (hors informations personnelles naturellement).
N’importe qui peut voir sur quoi travaille l’autre dans les moindres détails du projet. Chacun peut commenter et apporter sa contribution à un projet. Nous voulons que les idées viennent de partout et que chacun se sente légitime d’apporter sa contribution.
Cela a-t-il vraiment un intérêt d’être ainsi transparent : que tous les collaborateurs aient accès à toute l’information sur les différents projets, par exemple qu’un développeur soit ainsi informé de tous les aspects financiers de l’entreprise ?
En entreprise, dissimuler des informations ou ne pas les communiquer finit toujours par engendrer des questions, et peut à terme véhiculer les mauvaises informations.
Alors que lorsqu’elles sont rendues publiques, les salariés peuvent échanger sur ces informations et faire part de leurs interrogations aux personnes les plus à même de leur répondre. De plus, en donnant tout type d’informations à tout le monde et pas uniquement sur leurs champs de compétences, cela envoie le message que tous les collaborateurs sont considérés comme suffisamment acculturés pour comprendre l’entreprise dans sa globalité.
Cela permet aussi de stimuler les gens : l’organisation fait appel à toutes leurs connaissances et savoir-faire, et leur donne l’occasion d’apprendre et de se professionnaliser sur des sujets très variés. Le collaborateur n’est pas cantonné à son poste.
La transparence n’est donc pas seulement une posture de la direction envers les salariés, vous en avez fait un véritable mode de fonctionnement au sein de l’entreprise.
C’est tout à fait ça et progressivement, nous essayons de rendre l’entreprise toujours plus transparente. Par exemple, nous travaillons beaucoup sur le feedback et nous trouvons très important que l’ensemble des salariés soit capable de faire des feedbacks constructifs, et pas seulement le manager vers ses équipes.
Nous organisons des formations internes pour que chacun sache faire un bon feedback constructif, factuel, spécifique et sans jugement, ni généralités. Nous pensons que cette culture du feedback permet à chacun de s’améliorer mais aussi de se responsabiliser. Il est de la responsabilité de chacun de faire un retour à un collègue quand il juge que cela sera bénéfique.
Dans ce sens, nous sommes en train de faire évoluer les évaluations annuelles individuelles. Chaque salarié est évalué par son manager mais nomme également 2 à 5 personnes à qui il va demander de lui faire un feedback. L’année dernière, ce feedback était anonyme : le collaborateur ne savait pas qui avait dit quoi.
Cette année, nous estimons que nous sommes tous assez bien formés pour que ces retours ne soient plus anonymes. Quand on y pense, ce feedback est fait dans l’intérêt de celui qui le reçoit pour qu’il avance, puisque c’est un retour sans jugement et constructif. Donc il n’y a pas de raison que le collaborateur ne sache pas qui lui a fait ce retour. C’est très sain. La transparence permet d’assainir les relations.
Le manager est également évalué par son équipe et cela fait partie des rares informations que nous avons décidé de ne pas laisser ouvertes. Les remontées de l’équipe arrivent directement à leur N+2 qui est chargé de les faire redescendre au manager. Nous estimons que, dans ce cas de figure, il serait contre-productif d’être transparent. Il est important de toujours réfléchir à l’intérêt de diffuser une information. Après, libre à chaque salarié de transmettre de lui-même l’évaluation à son manager s’il se sent à l’aise.
Comment la transparence interagit-elle avec les 6 autres valeurs sur lesquelles s’appuie l’entreprise ?
La transparence nourrit certaines des autres valeurs et elle est notamment primordiale pour s’assurer qu’il n’y ait pas de jeux politiques au sein de l’entreprise : pas de manipulation, defavoritisme ... Nous voulons rester focalisés sur les résultats et les succès collectifs.
De nombreux membres de notre direction viennent de grands groupes et ils sont aussi venus chez Dashlane pour ne plus être confrontés à la politique interne et aux manoeuvres de certains pour satisfaire leur égo et leur carrière. Faire de la politique en entreprise, c’est détenir l’information, la distribuer en fonction de ses intérêts personnels.
Si l’information est accessible à tous, toute manipulation est impossible. La transparence nourrit aussi l’ownership. Chacun est responsable de son travail, de ses succès comme de ses échecs d’autant plus quand les résultats sont connus de tous. Et comme nous l’avons dit précédemment, cela incite à l’initiative de chacun.
Comment pensez-vous qu’on peut instiller plus de transparence dans une entreprise qui ne s’est pas construit ainsi dès le départ ?
Se pencher sur la question est déjà la preuve d’une prise de conscience et donc un bon début. Il faut avant tout se poser la question de quelle information est diffusée et comment elle est diffusée. Il faudra changer les manières de faire, les habitudes…
Il ne faut pas croire que cela se fera du jour au lendemain. Même chez nous, le processus est progressif. La mise en place de réunions communes lors desquelles nous diffusons de l’information
pour que les collaborateurs comprennent le contexte, les décisions, les orientations est très certainement la première étape à franchir.
En plus, cela oblige la direction à réfléchir et à échanger sur le type d’informations qu’elle veut diffuser et qu’il est utile de diffuser. Et il ne faut pas oublier qu’en donnant de l’information même si parfois cela semble inutile ou superflu, l’entreprise donne du pouvoir à ses salariés, stimule leur créativité et offre un terreau fertile à l’innovation.
Mais surtout ne pas tomber dans le travers de certaines entreprises qui ne diffusent que de l’information «langue de bois». Il faut mettre de la « vraie » information dedans.
